Centro de Custos - Parte I
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Conceitos
Um Centro de Custo é uma representação coerente da organização, dividido em unidades como departamentos e setores (principalmente atividades administrativas e de produção), onde os custos são agrupados para fins de controle gerencial. O conjunto de todos os centros de responsabilidade (que incluem centros de custo, de receita e de resultado) representa a empresa como um todo. O centro de custos é uma ferramenta estratégica que permite agrupar exclusivamente as despesas de forma segura e eficiente, possibilitando uma análise detalhada do uso dos recursos e a avaliação de desempenho dos gestores responsáveis por essas unidades.
Vejamos algumas definições de outros especialistas sobre o Centro de Custos.
Treasy
“Centro de custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.”
Fonte: (https://www.treasy.com.br/blog/plano-de-centro-de-custo/)
Blog da Omie
“Centro de custo é uma divisão contábil que separa a empresa em unidades independentes de responsabilidade financeira, seja por departamentos, projetos ou atividades específicas. Cada centro possui orçamento próprio e métricas individuais de performance, permitindo análise detalhada de custos e resultados por área.
Esta ferramenta é fundamental para empresas que buscam controle financeiro eficiente, pois oferece transparência sobre onde os recursos estão sendo aplicados e quais setores geram maior retorno sobre o investimento.”
Fonte: (https://www.omie.com.br/blog/o-que-centro-de-custo/)
Concur
“Trata-se de uma estratégia para dividir a operação financeira da empresa em departamentos para ratear as despesas e receitas. Assim, é possível obter informações detalhadas sobre a atuação e os resultados de cada área, com seus gastos, receitas e lucro. Dessa forma, a gestão consegue visualizar melhor os orçamentos separadamente, garantindo um controle mais eficiente e assertivo dos custos.”
Fonte: (https://www.concur.com.br/blog/article/o-que-e-centro-de-custo)
Tendo como objetivo principal monitorar o desempenho dos custos de uma unidade isoladamente e/ou associada a diversos outros centros, é possível então determinar o custo do m2 da área limpa de um determinado setor, o custo com refeitório para os colaboradores, o consumo em Kw/h de cada departamento ou setor, baseando-se na carga instalada em cada unidade consumidora, o que representa cada centro dentro do contexto, o quanto em percentual cada centro colaborou para o custo de determinada atividade, dentre várias outras coisas.
Por isto, é indispensável entender o quanto é relevante a adoção do centro de custos como ferramenta na organização, sobretudo, quando se pode falar em controle de custos por departamentos, setores, atividades de apoio, produção e outras. Lembre-se que muitos dos custos são definidos através de rateios, então, cuidado para não torna-los muito subjetivo.
Vamos estabelecer como exemplo, uma Planilha Padrão que foi desenvolvida para uma entidade filantrópica, no qual dediquei algum tempo como voluntário – a APAE – Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais. Para tal, foi preciso buscar mais informações sobre a entidade. Neste caso, elaborei um questionário que objetivava buscar as conhecer a estrutura organizacional, detalhamentos sobre cada camada da estrutura e os players envolvidos no processo. O resultado desta ação me levou ao seguinte organograma e demais informações citadas abaixo:
Este é o nosso o organograma (organograma APAE) e nosso centro de custos vai se basear nele. Cada parte da pirâmide representa um grupo e vai se subdividir em outros subgrupos, nos quais vão receber as despesas de maneira analítica, respeitando sempre os grupos a que as despesas pertencem.
Somente para esclarecer! A hierarquia é pressuposto na disposição da pirâmide, onde o topo é a alta administração e a base, a atividade fim da entidade, onde se encontram os alunos excepcionais matriculados, não matriculados, os assistidos na CASA-LAR (espaço que tem como objetivo oferecer a pessoas carentes – crianças, adolecentes e idosos, a possibilidade de aprofundar e vivenciar a experiência completa de família e o suporte adequado a eles), dente outros.
Vamos criar uma planilha no excel baseada no organograma acima. A medida que ela vai se estendendo, vamos melhorando o design. É o embrião de nosso centro de custos.
Esta é a estrutura básica do centro de custos, ou seja, neste caso ele (centro de custos) equivale ao organograma da entidade. Nossa planilha identifica no primeiro momento o Código do Centro de Custos (código), a Descrição do Centro de Custos (departamento/setor) e o Tipo de Conta (TP) em que ela se classifica, podendo ser sintética ou analítica. A tabela vai se estender primeiramente em linhas e posteriormente em colunas e sempre do topo para a base e da esquera para a direita.
O próximo passo é estender esta planilha com as informações colhidas no questionário, pesquisa efetuada junto aos players, onde já devem estar tabuladas, previamente estudadas, estruturadas e em conformidade com as respostas dos colaboradores e outros atores. Vamos estender a planilha com cautela e sempre procurando exemplificar cada centro de custos.
Estendendo o Centro de Custos em Linhas
Estender as contas neste caso, é literalmente expandir e identificar os departamentos e setores que as contas monitoram. Sendo assim, vamos criar os subgrupos de cada centro.
Código: 2.001.000 - Departamento/Setor: Centro de Custo Gestor
O Centro de Custo Gestor é o topo da piramide. Nele está alocado todos os departamentos de gestão da entidade. Lembre-se que não há possibilidade de exercer a atividade fim, sem exercer as atividades que atecedem a ela, ou seja, as atividades meio – de apoio e auxiliares (centro de custos de assistência à criança, centro de custos de apoio, centro de custos auxiliares da administração e centro de custo gestor).
Código: 2.002.000 - Departamento/Setor: Centro de Custo Auxiliares da Administração
O Centro de Custo Auxiliares da Administração são responsáveis pela logística das atividades do Centro de Custo Gestor. Sendo assim, cuidam das compras, do almoxarifado (materiais, estoques), das vendas (quando se aplicar), da manutenção de veículos, transportes, manutenção elétrica e mecânica do patrimônio.
Código: 2.003.000 - Departamento/Setor: Centro de Custo de Apoio
O Centro de Custo Auxiliares da Administração são responsáveis pela logística das atividades do Centro de Custo Gestor. Sendo assim, cuidam das compras, do almoxarifado (materiais, estoques), das vendas (quando se aplicar), da manutenção de veículos, transportes, manutenção elétrica e mecânica do patrimônio.
O Centro de Custo de Apoio está relacionado ao suporte e apoio que a entidade fornece para atingir seu objetivo descrito em seu planejamento estratégico, ou seja, o de exercer a atividade fim com excelência. Agregam receitas indiretamente e apoiam o atendimento psicopedagógico, agregando valor aos serviços.
Código: 2.004.000 - Departamento/Setor: Centro de Custo de Assistência à Criança
O Centro de Custo de Assistência à Criança tem relação direta aos centros indispensáveis para que a instituição possa cumprir com seu propósito. Está relacionado ao suporte psicológico, psicopedagógico, professores especializados, médicos, profissionais da culinária, artesanato, fabrica de sabão, reciclagem, psicólogos, fisioterapeutas, dentistas, fonoaudiólogos, assistente social, nutricionista, consultórios e enfermaria. São os considerados centros essenciais e que demandam a fatia maior dos custos.
Código: 2.005.000 - Departamento/Setor: Centro de Custo das Atividades Fins
O Centro de Custo de Atividade Fim está relacionado com o propósito da existência da entidade APAE, relacionado a missão propriamente dita, a prestação dos serviços com excelência. Todos os outros centros de custos só existem em função da atividade fim da entidade. Isso porque, como declarado anteriormente, não é possível que empresas possam cumprir com seu propósito ou atividade do contrato social, sem obter uma estrutura que dê o suporte para os diversos outros setores em que a atividade exige, serviços de gestão, serviços auxiliares e de apoio.
Sendo assim, o resultado de nossa Planilha Padrão estendida em linhas é:
Em nosso próximo encontro – Centro de Custos – Parte II, vamos estender nossa tabela em colunas, determinando valores totalizadores, percentuais equivalentes e algumas formas de rateio.
Centro de Custos: Análise, Impactos e Benefícios
O centro de custos é uma ferramenta de gestão que divide a empresa em unidades de responsabilidade para uma análise detalhada dos gastos. A análise consiste em alocar e registrar todas as despesas por departamento, setor ou projeto, permitindo comparar o orçamento planejado com os custos reais. Isso possibilita identificar com precisão onde os recursos estão sendo consumidos e onde ocorrem desvios, fornecendo uma base sólida para a avaliação de desempenho.
Impactos da falta do Centro de Custos
A falta de implementação do centro de custos impacta diretamente na cultura organizacional, deixando de criar um maior senso de responsabilidade e “dono” nos gestores de cada área, que deixam de ser medidos pela sua eficiência na gestão dos recursos. Estrategicamente, impacta na tomada de decisão, pois deixa de fornecer dados claros que direcionam cortes de despesas, otimização de processos e decisões sobre investimentos e alocação de pessoal.
Benefícios do Centro de Custos
Os principais benefícios incluem um controle de custos muito mais rigoroso e eficiente, a otimização de recursos ao identificar desperdícios, e uma maior precisão na precificação de produtos e serviços, já que os custos indiretos são alocados de forma mais justa. Além disso, aprimora a avaliação de desempenho dos gestores e facilita um planejamento orçamentário mais realista e assertivo para o futuro da organização.
Resumo
O Centro de Custos é uma ferramenta fundamental da Administração de empresas, embora se baseie em princípios teóricos da Economia sobre o uso eficiente de recursos. É a unidade mínima dentro da empresa (departamento, setor, projeto) onde os custos são acumulados de forma individualizada. Seu propósito não é gerar receita, mas sim permitir o controle detalhado das despesas. A principal função de um centro de custos é agrupar exclusivamente os custos e despesas. Através do centro de custos é possível determinar uma análise que compara o orçamento com os gastos reais, permitindo identificar desvios e avaliar a eficiência operacional.