Centro de Custos – Parte II

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Centro de Custos - Parte II

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  • Pós-Graduação em Controladoria e Finanças Corporativas | Graduação em Análise e Desenvolvimento de Sistemas | Técnico em Contabilidade | Analista Financeiro | Analista de Processos | Analista de Dados | Estrategista Tributário

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Recapitulando o Artigo Centro de Custos - Parte I

No artigo anterior, Centro de Custos – Parte I, vimos o conceito de centro de custos, opiniões de outros especialistas, definimos o critério de departamentalização da organização, finalizamos o organograma do Centro de Custos,  apresentamos a pirâmide e a partir dela, estruturamos os contas sintéticas de grau I.

Posteriormente estendemos estas contas em linhas, com os centros de custos pertencentes a elas, ou seja, logo abaixo de cada conta, foram inseridos centros, tais como departamentos e setores que formam a organização como um todo. São contas sintéticas que comumente acumulam valores.

Abaixo destes centros, serão lançados as despesas de forma direta ou indireta, aplicando-se os rateios. Mas isto vamos falar em outro momento.

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A partir de agora, neste artigo Centro de Custos – Parte II, vamos estender a planilha em colunas. Este processo, nos dará a possibilidade de determinar critérios de rateio, levantar e definir parâmetros de cálculos para determinar a participação dos centros nos custos, definir como serão tratados os centros e como a planilha deverá se comportar.

Estendendo o Centro de Custos em Colunas

O que vamos fazer aqui em alguns casos é nada mais que definir um peso para alguns indicadores que queremos monitorar. A primeira informação de que precisamos é conhecer com mais profundidade e exatidão o nosso espaço físico. Cabe a nós, de posse da planta baixa em mãos, percorrer todo o estabelecimento e identificar a localização e a área em m2 de todos os departamentos, setores, parques, praças, quadras, galpões, área de plantio, enfim, tudo que está disponível dentro do espaço físico da organização. Implemente sua planilha inserindo 3 (três) colunas com os títulos LOCALIZAÇÃO, ÁREA M2 e PESO ÁREA (%) que armazenarão estes dados, conforme abaixo:

(*) - Opções marcadas com asterisco podem ser utilizadas como opção de rateio.

Localização

Nesta coluna, você deve inserir referências para a identificação daquele centro dentro do contexto do espaço físico. Ele será a identificação ou descrição de sua área em m2.

Nesta coluna você vai lançar o total da área referente ao centro (*).

Esta coluna é preenchida automaticamente e não deve ser alterada. Ela representa o peso deste centro em relação a área total(*),  através da fórmula: (Esta regra vale para todos os pesos a seguir)

(área em m2 *100)/total geral da área da organização

Com estas informações já podemos pensar por exemplo, no custo do m2 da área limpa. Veremos mais adiante!

Observe que foi inserido um totalizador na última linha, que será estendido com as demais colunas.

Outra informação imprescindível é conhecer a quantidade de colaboradores disponíveis na organização, o peso de cada departamento/Setor quando comparados ao total de colaboradores, o valor da folha de pagamento dos setores e o peso que representa quando comparado ao total da folha.

Implemente sua planilha inserindo mais 4 (quatro) colunas com os títulos QTDADE COLAB, PESO (%) COLAB, FOLHA PAGTO, PESO (%) FOLHA conforme planilha abaixo:

QTDADE COLAB

Nesta coluna, você deve inserir a quantidade de colaboradores disponíveis no centro de custos, conforme a folha de pagamento.

Nesta coluna você vai lançar o peso referente a aquela quantidade (*).

Nesta coluna você vai lançar o total da folha de pagamento no centro de custos, conforme informação do Departamento Pessoal.

Esta coluna é preenchida automaticamente e não deve ser alterada. Ela representa o peso deste centro em relação a área total (*).

Conforme a planilha vai se estendendo em colunas, nossa imagem vai perdendo a resolução em função da quantidade de células. Se necessário, pressione a tecla ctrl do teclado e role o scroll do mouse para cima ou para baixo para ajustar o zoom.

Muito interessante agora é lembrar que a empresa fornece lanche nas manhãs e tardes do expediente. O famoso cafezinho com pão. Para facilitar a identificação do custo mensal desta despesa por colaborador, vamos trabalhar com a frequência diária no refeitório. Suponhamos que um colaborador vá pelo menos 1 (uma) vez ao dia no refeitório. Significa então que de segunda-feira a sábado ele vai 6 (seis) vezes na semana, considerando que o mês tem 4 (quatro) semanas, então sua frequência é 24 vezes por mês no refeitório. 

Caso o colaborador vá pelo menos 2 (duas) vezes ao dia no refeitório, basta multiplicar o peso por 2 (dois) => 24 x 2 = 48, e assim sucessivamente.

Vale lembrar que o cálculo é feito para apenas um colaborador, sendo necessário fazer a mesma análise para todos os
colaboradores disponíveis no centro.

Implemente sua planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos CONSUMO REFEITÓRIO, PESO (%) REFEITÓRIO, conforme planilha abaixo:

CONSUMO REFEITÓRIO

O Centro de Custo Auxiliares da Administração são responsáveis pela logística das atividades do Centro de Custo Gestor. Sendo assim, cuidam das compras, do almoxarifado (materiais, estoques), das vendas (quando se aplicar), da manutenção de veículos, transportes, manutenção elétrica e mecânica do patrimônio.

Nesta coluna você vai lançar o peso referente ao consumo (*).

Outro tópico importante que não podemos deixar de abordar é a depreciação, onde inclusive já falamos sobre o tema neste artigo.  Para maiores informações procure outros artigos na internet.

Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos VALOR DEPRECIAR, PESO (%) DEPRECIAR, conforme planilha abaixo:

VALOR A DEPRECIAR

Nesta coluna, você deve inserir o valor dos bens a depreciar no mês.

Nesta coluna você vai lançar o peso referente à depreciação (*).

Agora, temos um dos custos mais relevantes para efeito de centro de custos – ENERGIA ELÉTRICA.

 

Monitorar o consumo de energia em kWh em nossa residência, pode significar uma economia de até 40% em alguns casos. Imagine se pudermos fazer isto fazer isto em uma organização? Pois é exatamente isto que vamos fazer aqui. Para facilitar o controle de expansão de carga, é necessário que registremos toda a carga disponível na rede, entretanto, isto deverá ser feito de acordo com os centros de custos descritos.

Agora pegue um lápis e um caderno e visite todos os departamentos e setores da organização, anotando toda a carga disponível em cada departamento e setor. A informação referente ao consumo de cada aparelho normalmente está exposta em uma etiqueta adesiva contida no produto, no manual ou Selo Procel de Economia de Energia.

Como exemplo vamos calcular o consumo de um aparelho de ar condicionado, levando em consideração o consumo diário de um aparelho menor ou igual a 10.000 BTU, que tem uma potência de aproximadamente 600 Watts. A regra apresentada abaixo servirá para você efetuar o cálculo da grande maioria dos equipamentos.

Horas Utilizadas no dia: 08 horas

Potência do Ar: 600 Whatts

Cálculo: 600/1000 * 8 = 4,8 kWh de consumo diário

Este resultado você vai multiplicar pelo custo unitário cobrado em sua conta.

Vamos implementar novamente a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos CONSUMO KWh, PESO (%)  KWh, conforme descrito abaixo:

CONSUMO KWh

Nesta coluna, você deve inserir o total do consumo, conforme levantamento feito anteriormente.

Nesta coluna você vai lançar o peso referente ao consumo (*).

Outra despesa considerada relevante nas organizações é telefonia. Sem um PABX que faça a bilhetagem por centro, não podemos ter o controle sobre ela diretamente no centro, mas podemos monitora-la através do peso. É evidente que o monitoramento não será tão realista quanto a bilhetagem. Todavia, através de uma estimativa conforme a relevância do departamento ou setor, podemos ter um resultado bem próximo da realidade. Pense da seguinte maneira, se formos considerar por exemplo, entre 2 departamentos distintos como vendas e administrativo, podemos concluir que o departamento de vendas utiliza o telefone com muito mais frequência que o departamento administrativo, pois, além do contato que deve ser feito com os clientes, ainda temos o pós vendas, que novamente retorna o contato com o cliente para saber da satisfação do cliente.

Então, mais uma vez, vamos implementar a planilha inserindo mais 2 (duas) colunas com os títulos TELEFONIA, PESO (%) TELEFONIA, conforme planilha abaixo:

TELEFONIA

Nesta coluna, você deve inserir o valor estimado referente à telefonia ou o valor determinado na bilhetagem.

Nesta coluna você vai lançar o peso referente à telefonia (*).

Lembre-se sempre! Nossa planilha deve ser dinâmica, portanto, sabemos que ela nos permite controlar não somente estas despesas, mas, a qualquer momento você poderá inserir mais colunas ou linhas e tornar sua planilha cada vez mais analítica. Os centros inseridos nesta planilha poderão ser realocados conforme a necessidade da informação. No momento vamos encerrar este artigo e preparar para outra etapa do processo.

No próximo encontro – Centro de Custos – Parte III, vamos criar uma planilha simples para o lançamento dos eventos, alocação de custos, controle de vencimentos e documentos pagos. Estes lançamentos referem-se s despesas mensais gerada por seus respectivos centros. Vamos criar também pelo menos 2 (duas) tabelas de domínio no qual a planilha fará consultas prévias.

Centro de Custos: Análise, Impactos e Benefícios

O centro de custos é uma ferramenta de gestão que divide a empresa em unidades de responsabilidade para uma análise detalhada dos gastos. A análise consiste em alocar e registrar todas as despesas por departamento, setor ou projeto, permitindo comparar o orçamento planejado com os custos reais. Isso possibilita identificar com precisão onde os recursos estão sendo consumidos e onde ocorrem desvios, fornecendo uma base sólida para a avaliação de desempenho.

Impactos da falta do Centro de Custos

A falta de implementação do centro de custos impacta diretamente na cultura organizacional, deixando de criar um maior senso de responsabilidade e “dono” nos gestores de cada área, que deixam de ser medidos pela sua eficiência na gestão dos recursos. Estrategicamente, impacta na tomada de decisão, pois deixa de fornecer dados claros que direcionam cortes de despesas, otimização de processos e decisões sobre investimentos e alocação de pessoal.

Benefícios do Centro de Custos

Os principais benefícios incluem um controle de custos muito mais rigoroso e eficiente, a otimização de recursos ao identificar desperdícios, e uma maior precisão na precificação de produtos e serviços, já que os custos indiretos são alocados de forma mais justa. Além disso, aprimora a avaliação de desempenho dos gestores e facilita um planejamento orçamentário mais realista e assertivo para o futuro da organização.

Resumo

O Centro de Custos é uma ferramenta fundamental da Administração de empresas, embora se baseie em princípios teóricos da Economia sobre o uso eficiente de recursos. É a unidade mínima dentro da empresa (departamento, setor, projeto) onde os custos são acumulados de forma individualizada. Seu propósito não é gerar receita, mas sim permitir o controle detalhado das despesas. A principal função de um centro de custos é agrupar exclusivamente os custos e despesas. Através do centro de custos é possível determinar uma análise que compara o orçamento com os gastos reais, permitindo identificar desvios e avaliar a eficiência operacional.