Centro de Custos - Parte III
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Recapitulando o Artigo Centro de Custos - Parte II
No artigo anterior, Centro de Custos – Parte II, estendemos nossa planilha em colunas, representando o peso dos custos de determinadas despesas que serão rateadas entre os centros e que serão absorvidas pelo centro de custo da atividade fim, por não pertencerem ao grupo de despesas diretas. Definimos então área em m2, quantidade de colaboradores, folha de pagamento, despesas com refeitório, depreciação de máquinas e equipamentos, consumo kWh e telefonia, além dos respectivos pesos que cada centro representa no contexto geral. Lembro ainda que, em qualquer momento poderemos inserir outras colunas e linhas conforme nossa necessidade.
Agora vamos trabalhar as regras de negócios de outros grupos de planilhas que vão receber os lançamentos e alimentar a Planilha Padrão do Centro de Custos. Precisamos de pelo menos 3 (três) tabelas básicas de domínio como abaixo:
1. TABELA DE PESSOAS
Esta tabela armazena dados de pessoas de pessoas em geral, sejam, pessoas físicas ou jurídicas, podendo ser fornecedores, clientes, colaboradores, bancos e outros, mantendo dados básicos como nome ou razão social, endereço, bairro, cidade, CEP, UF, Documentos e registros de pessoa jurídica. Você deve criar uma coluna para cada tipo de informação que julgar importe para seu controle. Renomeie a aba de sua planilha para PESSOAS e crie a tabela conforme abaixo:
Observe que termos uma coluna com o nome de TP. Esta coluna refere-se ao tipo de pessoa na qual você efetuará o cadastro. Considere que os tipos de pessoas podem ser: Cliente, Fornecedor, Colaborador, dentre outros. Para faciliar o lançamento, você pode optar por criar uma tabela de Tipos de Pessoa, na qual disponibilizará os dados para esta coluna. Isto inclusive facilitará seu trabalho no momento das consultas, considerando que você pode selecionar os registros de acordo com o tipo de pessoa desejado. Neste caso, crie uma nova aba em sua planilha com o nome de TIPOS DE PESSOA e crie a tabela conforme abaixo:
2. PLANO DE CONTAS
Esta tabela é usada para classificar as receitas e despesas da entidade. Quanto às receitas, imagine que a APAE sobreviva de doações de terceiros, vendas de artesanatos criados pelos alunos e vendas de produtos cultivados em sua horta. Quanto às despesas, considere que a APAE tenha despesas fixas, despesas variáveis e custos de produçao de artesanatos e cultivo de produtos na horta.
Para faciliar todo este controle, é necessário criarmos um plano de contas capaz de controlar todas estas informações em uma única tabela. Porém, para cada coluna do plano de contas, teremos uma tabela de domínio específica para padrozinar e faciliar a criação do nosso plano de contas. Com esta tabela, você será capaz de controlar seu centro de custos e ir além do centro de custos, podendo criar também o DRE – Demostrativo de Resultado do Exercício. Sendo assim, nos parece essencial elaborar esta tabela corretamente, pois, ela passa a ser imprescindível para nosso controle.
Diante do exposto acima, vamos criar nosso plano de contas para controlar tanto as receitas como as despesas. Para faciliar todo este controle, é necessário criarmos um plano de contas capaz de controlar todas estas informações em uma única tabela. Porém, para cada coluna do plano de contas, teremos uma tabela de domínio específica para padrozinar e faciliar a criação da tabela.
Neste caso, crie uma nova aba em sua planilha e renomeie como PLANO DE CONTAS ou CLASSIFICAÇÃO DAS DESPESAS. Agora crie uma tabela com as colunas CÓDIGO, GRUPO, SUBGRUPO e DESCRIÇÃO conforme abaixo.
Para a coluna GRUPO, você deve criar uma tabela de domínio que armazene os tipos de grupos que serão cadastrados no plano de contas, podendo ser: RECEITAS, DESPESAS FIXAS, DESPESAS VARIÁVEIS e CUSTO. Para isso, crie uma nova aba em sua planilha e renomeie como GRUPOS e crei a planilha conforme abaixo:
Para a coluna SUBGRUPO, você deve criar uma tabela de domínio que armazene os tipos de subgrupos que serão cadastrados no plano de contas, podendo ser: DESPESAS ADMINISTRATIVAS, DESPESAS COM DEPRECIAÇÃO, DESPESAS FINANCEIRAS, DESPESAS COM INSTALAÇÃO, DESPESAS OPERACIONAIS, DESPESAS COM PUBLICIDADE, DESPESAS COM FINANCIAMENTO, DESPESAS COM PESSOAL, CMV, DESPESAS COM ASSISTENCIAS, DESPESAS COM COMISSÕES, DESPESAS COM VEÍCULOS, DESPESAS NÃO OPERACIONAIS, INVESTIMENTOS, RECEITAS, DESPESAS FIXAS, DESPESAS VARIÁVEIS e CUSTO. Para isso, crie uma nova aba em sua planilha e renomeie como GRUPOS e crei a planilha conforme abaixo:
Lembrando que, por ser uma entidade filantrópia, a entidade está isenta de alguns tipos de despesas, como por exemplo, despesas tributárias, retirada de lucros e comissões (exceto se aplicável).
Para a coluna DESCRIÇÃO, você deve criar uma tabela de domínio que armazene os nomes das contas que serão tratadas nos lançamentos.
Estas contas devem estar alocadas dentro dos grupos e subgrupos definidos anteriormente. Por exemplo:
Suponhamos que a entidade tenha despesas com CUSTAS E TAXAS JUDICIAIS, HONORÁRIOS ADVOCATÍCIOS e DESPESAS COM SISTEMAS DE TI. No momento que ela for lançada na planilha, devemos saber em qual GRUPO e SUBGRUPO ela deverá ser alocada. Neste caso, sabemos que esta conta pertence ao GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS ADMINISTRATIVAS.
Para a conta DEPRECIAÇÃO DE MAQUINAS E EQUIPAMENTOS, sabemos que ela deve ser alocada no GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS COM DEPRECIAÇÃO.
Para a conta TARIFAS BANCÁRIAS, sabemos que ela deve ser alocada no GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS FINANCEIRAS.
Para as contas de ENERGIA, ÁGUA E ESGOTO, sabemos que elas devem ser alocadas no GRUPO de DESPESAS ADMINISTRATIVAS e SUBGRUPO de DESPESAS COM INSTALAÇÕES.
Para as contas de CORREIOS, INTERNET e MATERIAIS E EQUIPAMENTOS DE TI, sabemos que elas devem ser alocadas no GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS OPERACIONAIS.
Para as contas de PUBLICIDADE e PROPAGANDA, sabemos que elas devem ser alocadas no GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS COM PUBLICIDADE.
Para as contas de FOLHA DE PAGAMENTO, RESCISÃO CONTRATUAL e VALE TRANSPORTE, sabemos que elas devem ser alocadas no GRUPO de DESPESAS FIXAS e SUBGRUPO de DESPESAS COM PESSOAL.
Para a conta CMV ( custo da mercadoria vendida ) sabemos que ela deve ser alocada no GRUPO de DESPESAS VARIÁVEIS e SUBGRUPO de CMV.
Com os exemplos acima, é sabido que teremos inumeros tipos de despesas ou contas que deverão ser alocadas conforme sua tipicidade.
3. PLANILHA PADRÃO DO CENTRO DE CUSTOS
Esta tabela foi desenvolvida nos artigos Centro de Custos – Parte I e Centro de Custos – Parte II. É a nossa Planilha Padrão do Centro de Custos, onde estão dispostos todos os centros e devidos pesos das despesas.
4. CONTAS A PAGAR
É nesta tabela que vamos efetuar os lançamentos da movimentação dos compromissos financeiros com fornecedores. É através dela que obtenho o total das despesas referente ao período em exercício, classificadas por Centro de Custos, Fornecedores ou Grupos de Despesas.
Os lançamentos devem ser efetuados por ordem de data de emissão, ou seja, por regime de competência. A planilha faz 3 (três) consistências básicas relacionadas às tabelas de domínio, não permitindo efetuar lançamentos em centro de custos, fornecedores ou grupos de despesas inexistentes. Em todas estas 3 (três) colunas, inserimos um combobox, um componente responsável por fazer a ligação das tabelas de domínio com a planilha de contas a pagar.
Centro de Custos: Análise, Impactos e Benefícios
O centro de custos é uma ferramenta de gestão que divide a empresa em unidades de responsabilidade para uma análise detalhada dos gastos. A análise consiste em alocar e registrar todas as despesas por departamento, setor ou projeto, permitindo comparar o orçamento planejado com os custos reais. Isso possibilita identificar com precisão onde os recursos estão sendo consumidos e onde ocorrem desvios, fornecendo uma base sólida para a avaliação de desempenho.
Impactos da falta do Centro de Custos
A falta de implementação do centro de custos impacta diretamente na cultura organizacional, deixando de criar um maior senso de responsabilidade e “dono” nos gestores de cada área, que deixam de ser medidos pela sua eficiência na gestão dos recursos. Estrategicamente, impacta na tomada de decisão, pois deixa de fornecer dados claros que direcionam cortes de despesas, otimização de processos e decisões sobre investimentos e alocação de pessoal.
Benefícios do Centro de Custos
Os principais benefícios incluem um controle de custos muito mais rigoroso e eficiente, a otimização de recursos ao identificar desperdícios, e uma maior precisão na precificação de produtos e serviços, já que os custos indiretos são alocados de forma mais justa. Além disso, aprimora a avaliação de desempenho dos gestores e facilita um planejamento orçamentário mais realista e assertivo para o futuro da organização.
Resumo
O Centro de Custos é uma ferramenta fundamental da Administração de empresas, embora se baseie em princípios teóricos da Economia sobre o uso eficiente de recursos. É a unidade mínima dentro da empresa (departamento, setor, projeto) onde os custos são acumulados de forma individualizada. Seu propósito não é gerar receita, mas sim permitir o controle detalhado das despesas. A principal função de um centro de custos é agrupar exclusivamente os custos e despesas. Através do centro de custos é possível determinar uma análise que compara o orçamento com os gastos reais, permitindo identificar desvios e avaliar a eficiência operacional.